Tiempo, consistencia, técnica y control.
Nunca antes como ahora, las ferias y salones de muestras se han convertido en marca de eventos que se mueven rápidamente, y siguiendo las mismas lógicas que las marcas, de un país a otro. Este concepto ya no es válido únicamente para gigantes como MWC o COSMOPROF, sino que actualmente se extiende a todos los eventos que, potencial o efectivamente, pueden alcanzar el «éxito mundial». A menudo, los visitantes principales o los expositores siguen el evento por todo el mundo con dos o tres salones al año de la misma cartera. La coherencia en la gestión de todos los módulos de comunicación como, por ejemplo, la rotulación, tanto tradicional como señalización digital, el material publicitario de apoyo, la publicidad exterior y toda la infografía a lo largo del evento, es esencial.
En un contexto fragmentado de productores finales, a menudo impuesto por contrato por parte de los centros feriales locales, esta modalidad de gestión es especialmente complicada; un tormento para los gerentes de eventos. Desgraciadamente, las pequeñas empresas de prensa no siguen ni aplican una «biblia de marca», suponiendo que esta exista. A menudo, se trata de terceras empresas ajenas a la marca del evento, garantizadas por el centro ferial para los carteles y la señalización, que siguen lógicas de volumen que hacen irreal cualquier tipo de garantía de control de la forma y los contenidos. En muchos eventos a menudo se les exige calidad, pero sin prestar atención al contenido, siendo luego durante el evento los propios encargados in situ quienes tienen que realizar los ajustes finales cuando ya se ha abierto el mostrador de acreditaciones. Esto implica sobrecostes de nueva impresión y gastos extra de última hora que los responsables de marketing del evento conocen bien, y que obligan a cerrar el evento por encima del presupuesto establecido y con sobrecostes respecto a las listas de precios cerradas impuestas por el centro ferial local. Por no hablar de los problemas logísticos que la solución de última hora del montaje del stand supone desde el punto de vista de la seguridad una vez que ya se han abierto las puertas al público, con penalizaciones que contribuyen a incrementar adicionalmente la factura final.
Por ello, en la gestión inicial de los archivos es fundamental llegar lo mejor preparados posible uniformando tanto la gestión de los archivos DTP, publicidad digital, vídeo y gráfica, como la gestión de los contenidos de texto. Reducir el número de pasos en la maquetación de contenidos gráficos y reducir el margen de error, enriqueciendo, evento a evento, el abanico de plantillas digitales para la maquetación de texto administrada con un único sistema, siempre actualizada y fácilmente modificable por parte del responsable de marketing según sus necesidades. Sin que él o ella tengan que buscar constantemente feedback de pequeñas empresas lejanas que no están acostumbradas a tratar directamente con la alta dirección y que, a menudo, tampoco están preparadas para comunicar en inglés o en el idioma del cliente. Traducción y DTP y traducciones con InDesign son algunos de los problemas concretos que conocen bien quienes trabajan en los eventos. Problemas para los que BBLTranslation y PURPLEPRINT Creative presentan una solución única como expertos consolidados de éxito.
